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采購員與各部門有那幾種協調關系

發布時間:2017/7/21 22:37:09    瀏覽量:

  

         

采購員如何與公司內部各部門溝通協調互助配合的關系呢?揚州目標企業管理有限公司咨詢老師,經過不同企業,對采購部與各個部門之間協調關系進行了總結。采購部是公司生產材料需求的關鍵部門,是采購供應商品質保證一個重點作用的轉折點,是成本控制核心點,是公司利益保障的?;ふ?,是向外提供信息與從外部對內提供信息的一個窗口,也塑造良好的公司形象的傳播者,采購員與公司內各部門之間協調關系歸納有以下幾大關系:

.計劃部門之協調關系

為了確保原料供應的穩定性,采購部門和計劃部門需要經常交換資訊。計劃部門應盡早通知采購部門有關產品的生產計劃與物料的需求計劃,使采購部門有充裕的時間尋求來源,并與供應商議價。而采購部門亦必須通知計劃部門其所需要之購運時間、采購周期及訂購后可能發生的變化。若生產計劃或采購計劃中的數量或時程,有任何的改變,彼此均應迅速通知對方,以便及時做適當的調整與配合,有利于做生產計劃與出貨的變更。

.與管理部門之協調關系

采購部門對公司生產或商品成本之節省,能產生重大的貢獻;對公司生產所需原料或銷售部門商品之供應,亦會產生直接之影響。為了使采購功能有效發揮,公司管理當局應重視采購部門之橫向聯系,并應注意采購人員之專業訓練及制定采購人員之行為規范等事宜。

.與銷售部門之協調關系

銷售部門應提供正確的銷售預測及銷售目標等資料給采購部門,以期采購計劃之有效執行.銷售部門研訂產品之價格,必須事先預估制造成本,尤其是占主要部分之材料成本。在預估材料成本方面,采購部門應提供充分之協助。銷售部門在與顧客談判特別訂單及無庫存的產品時,必須考慮采購的購運時間,避免造成無法如期交貨的問題。采購部門應將從供應商處所獲得的有關競爭同業的用料需求資訊,以及其產品之銷售數量、品質、價格等資訊,提供給銷售部門,以協助做好競爭策略之擬訂工作。為了互惠起見,公司在政策上,要求供應商購買本公司之產品,在此項政策之執行方面,銷售部門與采購部門應密切配合辦理。

.與管部門之協調關系

基本上,采購人員必須熟悉有關原料品質的標準與材料特性,以便從供應商處購買到適合公司使用的材料或物品。采購人員由于直接與供應商接觸,能助品管部門建立供應商所能配合的一套檢驗標準。而品管部門亦應將檢驗結果告知采購人員,借以考核供應商及供應商做品質的改善。

五.與制造部門之協調關系

采購部門提供制造部門所需之物料,二者關系密切,但是二者卻有不同之立場。通常,制造部門希望物料能快速供應,以免發生斷料停工事情;而采購部門則希望能有充分時間進行議價,以期降低成本。因此,在采購的購運時間方面,彼此必須互相尊重、充分協調,切勿意氣用事。又,對于“自制”或“外包”之決定,制造部門與采購部門彼此立場與見解亦可能有異,此時應以成本分析結果及策略上考量因素,彼此以客觀的態度,共商辦法。

六.與技術部門之協調關系

技術部門于設計物料規格時,不可過分強調追求理想,而忽略價格和市場因素;而采購部門也不可太強調價格因素而忽略品質要求。因此,技術部門應征詢采購部門之意見,而采購部門亦應根據市場情報,建議適當之規格標準。總之,兩者必須密切協調。期能順利進行采購。 另外,為了建立標準化,以收大量采購之效益,技術部門應于設計前多征詢采購部門之意見,以期盡量減少物料品種,在此方面。兩者應密切協調,產生良好的互動關系。又在新產品之設計方面,采購部門應隨時提供有關物料規格、性能、價格等最新資訊,以供技術部門參考。目前對于物料的使用不僅要符合?;は顏叩囊?,也要達到環境?;ぜ爸耙蛋踩?、健康的標準,使工程規格之設計更趨嚴格,因此限制了采購人員在使用替代性物料或物品之機會。所以技術部門與采購部門必須加強聯系與溝通,以保證產品品質。

七.與倉儲部門之協調關系

大量采購可以降低物料的單位成本,但是相對的,因存量的增加,而提高倉儲成本。因此,為了使整體的采購成本降低,采購部門與倉儲部門,必須有良好的溝通與協調,妥為設計適當的最低存量及訂購點。采購部門應于訂購作業完成時,將有關交貨時間與數量等資料通知倉儲部門,以便倉儲部門能事先準備所需之空間;而倉儲部門應定期將存量記錄通知采購部門,以利存量之控制。對于退貨、呆料、缺料等問題,采購人員亦應協助倉儲人員處理。

八.財務部門之協調關系

每一項采購交易,從訂購開始到交貨、請款、付款為止,都需要作會計處理。財務部門也可為采購部門提供各項有關之計算資料,例如:應付賬款余額統計、實際支出金額與預算金額之比較、材料成本之計算、價差之績效計算等。部門間緊密的協調與合作,通??梢源庸┯ι袒竦謎劭鄣幕?,以及改善買賣關系。采購預算是公司資金需求的最主要部分,若無良好的財務計劃,采購工作將無法順利進行。采購人員在選擇較佳品質時,必須考慮成本因素;在訂購較大數量時,必須考慮公司財務負擔能力;在議定價格時,必須考慮付款方式(現金支付或期票支付),以避免造成財務上的損失或風險。因此,采購部門應與財務部門在資金調度與運用、匯率與利率之價差、付款條件與額度等方面,做妥善之協調。

.與法務部門之協調關系

采購作業與供應商合作時,常有會牽涉到法律問題。因此,采購人員必須具備與采購作業有關之法律知識,否則可能因不法律規定,在無意中,使公司陷入訴訟困境而遭受損失。在處理采購合約、糾紛、索賠以及財產產權等方面,采購部門應與法務部門密切協調。未設法務部門的企業,必要時應聘請外界法律顧問協助。

.與公關部門之協調關系

采購人員經?;嵊臚飩縟聳拷喲?,在某種意義上,采購人員就是公關人員。采購人員的行為勢必會影響到供應商以及其他關系人士對公司的觀感與態度。如果設有公關部門的公司,則采購部門應與公關部門的密切合作,透過采購作業的執行,塑造良好的公司形象,并產生良性循環,使以后采購作業的執行,能更加順利而有效。

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